O Encontro Anual é aberto a apresentação de comunicações, que podem ser apresentadas por qualquer interessado, associado da Ad Urbem ou não. As comunicações submetidas para apresentação estão sujeitas a aprovação por parte da Comissão Científica. 

Os Resumos (a enviar até 15 de setembro ) devem seguir as seguintes orientações:  
- indicar o nome do autor ou autores da comunicação (de preferência primeiro nome e apelido), instituição, morada para correspondência e respectivos contactos (email, telefone e/ou telemóvel);  
- respeitar a dimensão máxima de 2500 carácteres com espaços;  
- indicar em qual das áreas temáticas se enquadra a comunicação (ver Temas);
- lista de palavras-chave (até ao máximo de seis).  

As Comunicações (a enviar até 15 de Novembro) devem respeitar as regras de apresentação definidas nos seguintes documentos: 
- Normas de apresentação das comunicações [ NOMAS ] 
- Template das comunicações em word [ TEMPLATE ] 

Apenas as comunicações aprovadas pela Comissão Científica serão publicadas nas Actas do Encontro. A aceitação da comunicação não implica a garantia da sua apresentação oral no Encontro. Para tal, considerada a respetiva relevância para os objetivos do Encontro, apenas serão selecionadas até 4 comunicações/tema.